FORMATOS DE RECIBO EN ESPAÑOL E INGLES

FORMATO DE COMPRA

PROVEEDOR:_________________________________________________

FECHA DE ENTREGA:________________ FECHA DE RECIBO:____________

TERMINOS DE ENTREGA:________________________________________

DONDE SE SUMINISTRAN LOS SIGUIENTES MATERIALES

N MATERIAL CANTIDAD PRECIO

TOTAL

ELABORADO POR:___________________________________

AUTORIZADO POR:__________________________________

RECIBIDO POR:_____________________________________

BUYINGS FORMAT

SUPPLIER:_______________________________________________

ORDER DATE:___________________DELIVERY DATE:_____________

TERMS OF DELIVERY:_______________________________________

WHERE WAS DELIVERED THE FOLLOWING MATERIALS:

N MATERIAL QUANTITY PRICE

TOTAL

PREPARED BY: ______________________________________

AUTHORIZED BY:____________________________________

RECEIVED BY:_______________________________________

COMUNICADO

Medellín, 20 de Enero de 2010

Asunto: Evento tecnológico SENA

Un Cordial saludo a los Comités de Organización, Comunicaciones, Académico Y Social.

La presente es para informar a cada uno de los integrantes pertenecientes a los Comités de organización y desarrollo del evento tecnológico sobre comunicación móvil que la solicitud de elementos requeridos para dicho proyecto se hará el 21 de Enero en nuestra oficina durante todo el día.

Saludos,

Comité de Logística

Las actividades a desarrollar son:

1. Para que se cumpla el objetivo del evento respecto al número de convocados que se espera, los organizadores pretenden una ocupación del 85% de la capacidad total del auditorio.
2. El evento está dirigido a empresas del sector informático y al público en general. El 60% de convocados debe pertenecer al sector empresarial; de acuerdo a eventos similares realizados con anterioridad, por empresa asisten en promedio 10 personas, pero del total de empresas convocadas solo responde el 65% de la ellas, por lo tanto, ¿cuál es el número de empresas que deberá convocar para el evento?
3. Redactar y enviar comunicación ( por el medio que tenga disponible) a los diferentes comités en la cual se les indique cómo y cuándo deben solicitar aquellos elementos requeridos (muebles, espacios, equipos didácticos, papelería y otros).
4. Redactar una carta modelo de solicitud de elementos requeridos para los diferentes proveedores
5. Diseñar formatos para controlar la entrega y recibo de los elementos que utilizaran los diferentes comités . Los nombres de identificación del formato deberá estar en inglés.
6. Realizar una reunión final para evaluar el trabajo del equipo, de la cual debe quedar un acta en la que se registrará qué aspectos o factores fueron positivos para permitir el logro de los objetivos de su equipo; cuáles fueron limitantes para cumplir a cabalidad con sus funciones y cómo resolvieron estas condiciones adversas.
   
7. Presentar las conclusiones del trabajo realizado, en plenaria final con todos los demás comités,
8. Todos los informes generados deberán ser enviados por correo electrónico al instructor orientador del proceso. Y el mensaje que le envíe al instructor debe estar redactado en ingles
9. Entregar evidencia de posibles dificultades con sus posibles soluciones

COMITÉ DE LOGÍSTICA
Dificultades

• Falta de comunicación con los demás comités para recopilar la información necesaria para la realización de dicho evento

POSIBLES SOLUCIONES

• FOMENTAR LA COMUNICACION ENTRE LOS DEMÁS COMPAÑEROS DE TAL MANERA QUE HAYA COOPERACIÓN ENTRE LOS DIFERENTES COMITÉS CON EL FIN DE TENER UN OBJETIVO EN COMÚN Y QUE TODO SALGA ACORDE A LO PLANEADO.

ACTIVIDADES REALIZADAS

Para la realización de dicho evento el Comité de Logística se encargo de identificar la capacidad del auditorio
*200 personas
Donde 170 es el estimado de personas que asitirán a dicho evento ocupoando asi el 85% de la capacidad total del auditorio, de este ,102 personas deberán pertenecer al sector empresarial (60%) de tal manera que el número de empresas que se deberá convocar para el evento es de 16, donde cada una contará con un promedio de 10 invitados.

Se realizó una carta de comunicacion, la cual fue enviada a cada uno de los comités para indicar cómo y cuándo se deberan solicitar aquellos elementos requeridos por cada uno (muebles, espacios, equipos didácticos, papelería y otros)

Redactamos una carta modelo para solicitar los elementos requeridos para los diferentes proveedores

Se diseñó un formato para controlar la entrega y recibo de los elementos que utilizarán los diferentes comités donde los nombres de identificacion fueron redactados en inglés y español.

Se identificaron posibles dificultades, durante el proceso se buscaron soluciones a estas asi como tambien factores positivos que lograron llevar a cabalidad el objetivo planteado.(Redacción de acta)


ACTA 1


FECHA: 21 DE ENERO
LUGAR: SENA
ACTA #1


MIEMBROS DEL COMITE:
DANIELA CARDONA OCAMPO
DIANA CRISTINA PERAFÁN ARIAS
ERIKA FRANCO ORTEGA
JORGE LUIS MADRIGAL
LEIDY CARRILLO AREVALO
ZULAY ESTRADA URREGO

HORA DE INICIO: 11:30 AM
HORA FINAL: 1:00 PM

COMITE DE LOGISTICA


SE ASIGNARON ACTIVIDADES A CADA UNO DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO POR MEDIO DE LA COORDINADORA DIANA CRISTINA PERAFÀN ARIAS TALES COMO EL ANÀLISIS DE LA CAPACIDAD DEL AUDITORIO PARA REALIZAR EL PROMEDIO DE PERSONAS QUE ASISTIRAN AL EVENTO:TECHNOLOGICAL WORLD; SE REDACTÒ LA CARTA MODELO PARA LOS PROVEEDORES SOLICITANDO LOS ARTÌCULOS DE ULTIMA TECNOLOGIA PARA EL EVENTO; SE DISEÑARON LOS FORMATOS PARA EL RECIBO Y ENTREGA DE LOS ELEMENTOS QUE UTILIZARÀN LOS DIFERENTES COMITÈS.

LAS ACTIVIDADES QUE FUERON ASIGNADAS A CADA UNO DE LOS INTEGRANTES FUERON:

COORDINADORA: DIANA CRISTINA PERAFAN ARIAS
VIGILANTE: JORGE LUIS MADRIGAL
MENSAJERA: LEIDY CARRILLO AREVALO
CAMAROGRAFO: ZULAY ESTRADA
SUB-COORDINADORA: ERIKA FRANCO
TESORERA: DANIELA CARDONA

ACTA 2

FECHA: 22 DE ENERO
LUGAR: SENA
ACTA #2


MIEMBROS DEL COMITE:
DANIELA CARDONA OCAMPO
DIANA CRISTINA PERAFÁN ARIAS
ERIKA FRANCO ORTEGA
JORGE LUIS MADRIGAL
LEIDY CARRILLO AREVALO
ZULAY ESTRADA URREGO


COMITE DE LOGISTICA


NOS ENCARGAMOS. DE BUSCAR LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA REALIZACION DEL EVENTO PROPONIENDO POSIBLES SOLUCIONES PARA LAS DIFICULTADES DE LOS DEMAS COMITES Y PROCURAR RESOVERLAS A CABALIDAD PARA QUE EL EVENTO SALIERA A FLOTE, SE BUSCO LAS SILLAS, LA PANTALLA, EL EQUIPO DE SONIDO, UN ATRIL, AGUA Y LAS LUCES PARA EL COMITE ACADEMICO.
SE ORGANIZO LA PAPELERIA TAL COMO: CARTA A PROVEEDORES, FORMATOS DE RECIBO DE ELEMENTOS, ETC.SE PROCEDIO A REALIZAR LAS RESPECTIVAS ACTAS DE LO REALIZADO.

DIFICULTADES:

FALTA DE COMUNICACION ENTRE LOS DIFERENTES COMITÈS

POSIBLES SOLUCIONES:

OPTAR POR UNA COMUNICACION QUE FOMENTE A TODOS LOS COMITES A RELACIONARSE ENTRE; A PESAR DE QUE CADA UNO POSEE DIFERENTES FUNCIONES SOMOS UN EQUIPO EN GENERL Y NECESITAMOS UNO DEL OTRO PARA LOGRAR EL OBJETIVO FINAL..

ACTA 3

FECHA: 22 DE ENERO
LUGAR: SENA
ACTA #3


MIEMBROS DEL COMITE:
DANIELA CARDONA OCAMPO
DIANA CRISTINA PERAFÁN ARIAS
ERIKA FRANCO ORTEGA
JORGE LUIS MADRIGAL
LEIDY CARRILLO AREVALO
ZULAY ESTRADA URREGO


ASPECTOS POSITIVOS DURANTE TODO EL PROCESO:
TODOS LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE LOGISTICA TRABAJAMOS CONJUNTAMENTE CUMPLIENDO CADA UNA DE SUS FUNCIONES DE TAL MANERA QUE FAVORECIERA A LOS DEMÁS COMITES DE TRABAJO. ELEGIMOS UN ORDEN PARA REALIZAR ESTAS TAREAS PARA SER MAS DILIGENTES.
REALIZAMOS UN BLOG QUE RESALTARA CADA UNA DE LAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES QUE DEBIAMOS DESARROLLAR

FACTORES LIMITANTES
FALTA DE COMUNICACION CON LOS DEMAS COMITES Y CLARIDAD EN ALGUNAS ACTIVIDADES QUE DEBIAMOS REALIZAR (COMO PRESUPUESTOS, SALARIOS, VIGILANCIA, EQUIPOS, PAPELERIA,TRANSPORTE, ETC)

SOLUCION DE ESTOS LIMITANTES
NOS REUNIMOS CON LA COORDINADORA LINA MCKOLL QUIEN NOS RESOLVIO TODAS NUESTRAS INQUIETUDES Y NOS PROPORCIONO IDEAS FACTIBLES QUE NOS AYUDARIAN A LOGRAR EL OBJETIVO